Op woensdag 13 maart kwamen mensen van binnen én buiten de overheid bijeen in Nieuwspoort. Daar gingen ze in teams aan de slag voor de Staatsprint Digitale overheid voor betere dienstverlening. Dat leverde interessante inzichten, creatieve oplossingen en mooie ontmoetingen op. En misschien is de belangrijkste les wel dat samenwerking echt loont…
Onder de deskundige leiding van Jesse van Doren van Hackathonopmaat en Arjan Hofmann gingen negen teams aan de slag met een challenge. Maar niet voordat Johan Strieker hen in de ochtend hartelijk welkom heet. Als gedelegeerd opdrachtgever van de Staat van de Uitvoering dankt hij bij voorbaat de aanwezigen voor hun creativiteit en hun bereidwilligheid om aan de slag te gaan met een van de grootste uitdagingen waar de overheid voor staat: samen onze digitale overheid sterker maken en het niet te laten bij woorden en publicaties alleen.
Hij somt een aantal barrières op bij de noodzakelijke verandering in het domein van IT en digitalisering. Angst bij bestuurders voor de schandpaal bij het investeren in nieuwe IT, huiver om samen te werken met de markt, een huis van Thorbecke dat kennelijk ook autonomie in de IT met zich meebrengt én een tekort aan mensen, middelen en expertise. Met succeswensen aan alle teams, gaat de Staatsprint officieel van start.
De Staatsprint is opgebouwd rondom drie thema’s. Elk thema wordt kort geïntroduceerd door experts die midden in de materie staan: hoe luiden vraag- en probleemstelling? Wat is er al geprobeerd, of waar wordt aan gewerkt? In het programmaboek van de Staatsprint vind je een indruk van de uitdaging per thema.
Per challenge hebben drie teams nagedacht over elk thema. De hele dag hebben de teams enorm hard gewerkt om ideeën te genereren op het thema van hun keuze. Aan de hand van verschillende stappen en oefeningen, werkte ze ernaartoe om hun beste idee uit te werken voor de pitch van twee minuten. Op een flipover vel kunnen ze extra informatie kwijt.
Die pitch presenteren ze aan het einde van de dag niet alleen aan het toegestroomd publiek. Ook is er een vijfkoppige jury aanwezig. Voorafgaand vraagt Arjan elk van de juryleden om in één woord te beschrijven waar zij de nadruk op leggen in hun beoordeling:
Leden: Aliza Tekofsky, John Galinsky, Martin Pronk, Mette Blom en Thomas Meijerink
Als het gaat om de digitale samenwerking binnen de overheid, gaat er veel mis. Er is weinig durf om door te pakken en veel angst om fouten te maken. De Toeslagenaffaire heeft laten zien dat burgers in de knel komen. Er zijn allerlei digitale puzzelstukjes die niet in elkaar passen. Er gebeurt heel veel op het gebied maar het is nu te versnipperd. Kortom, het werkt niet goed.
Team 1 wil toe naar digitale bouwblokken die wél in elkaar passen. Ze stellen voor om de digitalisering van de totale overheid los te trekken van de vierjaarlijkse politieke cyclus, zodat niet elke vier jaar iemand anders bepaalt hoe het moet, en ook los te trekken van de bestuurslagen zoals in het Huis van Thorbecke. Hierdoor verzandt de digitale transformatie van gemeenten niet in de bureaucratie van overheidsorganisaties en onduidelijkheid over de financiering.
Ze stellen de oprichting voor van een Digitale Kamer waarin ze o.a. gedreven experts en niet-experts vanuit overheden, kennisinstellingen, bedrijfsleven, maatschappelijke instellingen en ‘gewone’ burgers verzamelen die bijdragen. Alles om de digitale grondrechten van de burger te waarborgen.
De eerste stap hiertoe is om mandaat te krijgen van de politiek. Verder moeten de IT-helden worden geïdentificeerd: die zitten bij de overheid, kennisinstellingen, bij bedrijven en in de studiebanken. Vervolgens moeten er standaarden worden vastgelegd, onder meer over gegevensuitwisseling. Zonder standaarden geen bouwblokken; iedereen moet dezelfde taal spreken. Ook moeten de behoeften bij gemeenten worden opgehaald: waar zijn ze naar op zoek, wat missen ze nog? En welk bouwblokken moeten er komen en zijn nodig om die wens te vervullen? Tenslotte is er een R&D laboratorium nodig met ambtenaren, kennisinstellingen, bedrijven en burgers en challenges! In het lab wordt getest of de bouwblokken interoperabel zijn. Hier mag en moet men fouten maken om verder te komen zonder bestuurlijke afrekening. Transparant, participatie en vertrouwen zijn vervolgens de sleutelwoorden om de Digitale Kamer tot een succes te maken.
Leden: Edwin Muller, Nils Verhoeven, Rebecca Spruijt
Het IT-landschap van gemeenten verbeteren betekent dat je wijzigingen aanbrengt in een zeer complex systeem. Team 2 pleit ervoor om eerst die complexiteit goed te duiden. In plaats te focussen op een ver einddoel, wordt eerst de complexiteit ontleed. Uit deze decompositie ontstaan moleculaire blokjes. Kleine legoblokken waarmee je langzaam over kunt gaan tot het inrichten van governance en techniek, wat leidt tot een chassis aan functies. De titel ‘Stop, denk, doe’ is te danken aan een les van de zevenjarige dochter van een van de deelnemers.
Leden: Franky Martha, Jill van der Bijl, Willam van Weelden, Zoë Spaaij
Om de gemeentelijke IT te moderniseren, denkt team 3 dat er meer aandacht en langdurig commitment voor IT-investeringen nodig is bij gemeentebestuurders. Dat is niet eenvoudig: het ‘Ravijnjaar’ komt eraan (een dreigende financiële kloof), bestuurders hebben volle agenda’s en moeten al veel keuzes maken. Om die keuzes gemakkelijker te maken en aantrekkelijker voor IT-investeringen, stelt team 3 voor om voor IT-investeringen een maatschappelijke kosten-batenanalyse (MKBA) te maken. Hiermee krijg je zicht op wat een transitie oplevert.
Belangrijk daarvoor is een inventarisatie van wat alle bestaande maatschappelijke kosten-baten analyses van IT-investeringen al zijn. Misschien per domein, misschien vanuit het bedrijfsleven. Ongetwijfeld heeft de wetenschap ook geschreven over wat de maatschappelijke kosten en baten van IT-investeringen zijn. Daarmee kun je een basismethodiek ontwikkelen.
Vervolgens moet je bij elkaar samenkomen om keuzes te maken in de effecten en indicatoren die je wel en niet meeneemt in de MKBA. Daarna kan de stap naar standaardisatie worden gezet. Dat beoogt team 3 door een databank te ontwikkelen waaruit je al die standaardgegevens en berekeningen kunt halen om uiteindelijk tot een standaard MKBA te komen. Op basis van een format dat iedereen kan gebruiken. De VNG kan deze set tot standaard maken, zodat gemeenten op dezelfde manier hun IT-investeringen kunnen afwegen.
Het doel is om in 2025 tot een gestandaardiseerde manier van MKBA te komen die gemeenten gaat helpen om een afweging te maken: doen we het individueel of gezamenlijk voor alle gemeenten? En een keuze voor gezamenlijk investeren is dan ook een commitment van alle gemeenten. Het uitgangspunt zijn telkens de maatschappelijke baten, zodat ook de langjarige bekostiging gegarandeerd blijft op bestuurlijk en uitvoerend niveau.
Dat betekent bijvoorbeeld dat elke aanbesteding standaard een MKBA als bijlage krijgt. En met een standaard Pakket van Eisen voor de maatschappelijke baten, kan de VNG ondersteunen bij het vereenvoudigen en versnellen van aanbestedingsproceduderes.
Leden: Jochem Heerkens, Marc Van Andel, Martijn Kuiper, Martijn Siegelaer, René Menting
Hoe intensiveren we de samenwerking tussen markt en overheid? Terwijl ze daarover nadachten, kwam team 4b tot de conclusie dat ze appels met peren aan het vergelijken waren. Markt en overheid hebben verschillende belangen die elkaar kunnen tegenwerken. Daarom achten ze het nodig eerst te zorgen dat die twee op dezelfde weg komen. Het team stelt voor om markt en overheid bij elkaar te brengen onder een aantal voorwaarden: er moet eigenaarschap zijn binnen de organisatie, er moet een duidelijk doel zijn en er moeten financiën beschikbaar zijn.
Het team beoogt dit voor het complete overheidslandschap, maar maakt het behapbaar aan de hand van een voorbeeld van jeugdzorg. Binnen jeugdzorg breng je dan marktpartijen -zoals zorgorganisaties en softwareleveranciers- en gemeenten bij elkaar. Behalve één gezamenlijk doel, geef je de partijen ook een incentive mee: als zij samenwerken en dezelfde doelstellingen nastreven, moeten ze daar een voordeel bij hebben. Bedrijven willen er iets aan verdienen. De overheid wil zorgen dat dienstverlening naar inwoners op de lange termijn goed geborgd is. Wil een partij niet meewerken, dan ontvouwt zich een soort FiFO-systeem (first in, first out).
Ook heeft het team een aantal designprincipes geformuleerd. En als belangrijke randvoorwaarde stelt het team dat aanbestedingen op dit onderdeel voorlopig worden stopgezet. De essentie van het verhaal van team 4? De appels en peren krijgen de verplichting om samen een mooie compote te creëren.
Leden: Karli van Bakel, Poppe Wijnsma, Simon de Winter, Sylvia Blazer, Willem Beelen
Team 5 presenteert een tijdlijn van 5 jaar. De tijdlijn begint met een centraal toegangspunt tot persoonlijke gegevens dat voor alle partijen open moet zijn; een eenduidige registratie van alle mensen. Na 1 jaar moet er een digitale identiteit zijn voor alle burgers van het hoogste niveau, zodat organisaties goed met elkaar kunnen communiceren.
Het team heeft een aantal stakeholders beschreven die in alle fasen van het traject continu betrokken moeten worden. Onder meer de Tweede Kamer en alle ministeries, geen enkel ministerie uitgezonderd.
In het derde jaar beoogt team 5 een VIA-concept; een vooringevulde aangifte, zoals de Belastingdienst die heeft. Een dergelijke VIA moet ook beschikbaar komen voor andere domeinen, zoals het sociaal domein en de zorg. Alle burgers krijgt daarmee helder gepresenteerd vanuit de overheid welke zorg zij kunnen krijgen, welke zorgtoeslag enzovoort.
Proactieve dienstverlening is het doel voor het vierde jaar. Het wordt centraal geregeld, mensen ontvangen op basis van de vooringevulde aangiftes geld, zodat niemand zorgen heeft over zaken als zorg-, kinder- of huurtoeslag. Er is een opt-out mogelijkheid voor mensen die geen geld van de overheid willen ontvangen.
Het resultaat na vijf jaar? De overheid werkt als één geheel samen en burgers hebben meer vertrouwen in de overheid.
Leden: Gino Laan, Louise Levenbach, Patrick Vetkamp, Walter van Harmelen
Van Nu naar Nutopia. Dat is het plan van team 6. Er is op dit moment een groot probleem, schetst het team: we hebben hele grote systemen die gebouwd zijn om problemen op te lossen. Binnen zorg, belastingdienst, het gevangeniswezen, enzovoort. In Nutopia zijn dergelijke miljoenen kostende systemen er niet meer.
Het team is van mening dat aanbestedingen niet meer gedaan moeten worden door de grote bedrijven, maar dat juist kleinere en lokale modaliteiten hiervoor de kans moeten krijgen. Binnen de EU-aanbestedingsgrens. Zodat zij modules kunnen bouwen die met elkaar te koppelen zijn. In dat landschap van verschillende modules gaat ongetwijfeld ook wel eens iets niet mis. Maar ten opzichte van het huidige systeem van grote systemen, is het verlies beperkter.
Een voordeel van deze werkwijze is dat vernieuwing sneller kan en je flexibeler bent: als een van de modules verouderd is, kan deze er eenvoudig uitgehaald en vervangen worden. Vergelijkbaar met een telefoon waarbij je de batterij vervangt.
Belangrijkste voorwaarde is dat er één taal is -liefst EU-breed-, zodat de mogelijkheid er is om gebruik te maken van elkaars innovaties.
Lokale en kleine partijen kunnen hier makkelijk op inschrijven. Het team hoopt daarmee ook start-ups de ruimte te geven om mee te delen in de grote systeemveranderingen.
Leden: Isabelle Vugs, Lisa Mattemaker, Monique Hopman
Uit recent onderzoek blijkt dat in Nederland vrouwen slechts een aandeel van 14% in de ICT-arbeidsmarkt hebben. Dat gegeven motiveerde team 7C om het enorme potentieel van vrouwen te empoweren. Maar ICT is niet echt iets waar vrouwen snel warm voor lopen. Daarom stelt het team voor om de maatschappelijke opgave centraal te stellen. Dat motiveert veel mensen om voor de overheid te werken. Daarnaast stelt het team voor om de focus meer op kwaliteiten en minder op competenties te leggen. Veel vrouwen kennen kwaliteiten zoals resultaatgerichtheid en analytisch vermogen. Als je dergelijke kwaliteiten centraal stelt, kun je veel potentieel van laten instromen in de ICT.
Als laatste pijler stelt het team dat er veel meer keuzes moeten worden gemaakt. Met de ontwikkeling van een strategisch portfoliomanagementsysteem beoogt het team meer zicht te krijgen op de systemen die er zijn, wat ze kosten en wat ze bijdragen aan de maatschappelijke opgave. En om meer agile te gaan werken.
Leden: Chantal Van der Velden, Emilie Adegeest-Broekhuijse, Julia Baak, Odette Vincent
Accepteren dat we de vijver met talent niet kunnen uitbreiden. Dat is het uitgangspunt van team 8. Het team wil de digitale dienstverlening bij de overheid uitbreiden met hetzelfde aantal mensen. Dat doen ze met ‘Kees’.
Kees helpt de hele overheid met de juiste mensen, met de juiste kennis, op de juiste plek, op het juiste moment. Om dat te bereiken bevat Kees 4 pijlers:
Met Kees krijg je dus inzicht in de huidige capaciteit, overheidsbreed. De benodigde capaciteit van nu en over 5 jaar. Samen met praktische oplossingen, formats en realistische innovaties.
Kees moet shinen, vindt team 8. Hoe? Door commitment te halen hoog in de top en bij de politiek. Door draagvlak te creëren om Kees werkzaam te krijgen op de werkvloer. En met een startkapitaal van 1 miljoen om Kees in te richten, een stakeholderanalyse te doen, events te organiseren. Allemaal in samenwerking met de gebruikers.
Kees gaat vernieuwen. Weg van fte’s, de harkjes, rollen en kokers. Dit leidt tot organisatieverandering, cultuurverandering. Met Kees gaat de overheid slimmer werken.
Volgens team 8 is het duidelijk: klaar is Kees!
Leden: Jobien Hekking, Dias Gnanapragasam, Jeroen Moerenhout, Patty Heins
Samenwerken begint hier. Vandaag. Zo begint team 9 zijn pitch. Op dit moment sluit de overheid te veel talent uit. Het team geeft een concreet voorbeeld. Het Rijkstraineeship krijgt jaarlijkse zo’n 250 sollicitanten. Een derde daarvan wordt aangenomen. De rest wordt afgewezen. Er is geen plek bij de overheid waarbij gezamenlijk wordt gekeken: kunnen we een plek bieden aan deze potentiële collega’s? En dus komt dit potentieel aan talent mogelijk niet bij de overheid werken.
Team 9 stelt een inhouse arbeidsbureau voor. Dat is niet alleen waardevol om nieuwe collega’s aan te trekken. Het arbeidsbureau is er ook voor mensen die al langere tijd bij de overheid werken. Het arbeidsbureau kijkt naar je talenten en brengt je wellicht op ideeën waar je zelf niet op kwam.
Het inhouse arbeidsbureau is een centraal systeem waar alle onderdelen van de overheid gebruik van kunnen maken. Een centrale plek om talent te benutten. Daar is draagvlak voor nodig. Technisch en juridisch moet er het nodige worden geregeld. Maar het team heeft alle vertrouwen dat, wanneer personeelsafdelingen de koppen bij elkaar steken, het voor elkaar komt. Met durf, lef en door gewoon te doen, wil het team de gewoonte opwekken om samen te werken.
Na het juryberaad komt voorzitter Hawre Rahimi met de uitslag. Hij vertelt dat de jury onder de indruk was van de creativiteit van alle teams en deelt de top 3 van de jury. Op 3 staat team 9 met het inhouse arbeidsbureau. De jury is gecharmeerd van de presentatie en de kracht van een nieuw idee. Op 2 staat team 3 met de pitch over het MKBA. De leden van de jury roemen het idee om in het grote geheel te kijken naar harmonisatie. En ook kritisch te kijken naar wat je wel en niet doet. De eerste prijs gaat naar Kees, team 8! Vanwege de gedegen presentatie én een oplossing vanuit het realistische vertrekpunt dat de vijver niet zomaar groter wordt.
De jury merkte bovendien op dat een aantal voorstellen van teams in elkaars verlengde liggen en elkaar zouden kunnen versterken. Meerdere teams hebben het over modules, bouwblokken. En de jury doet het voorstel dat ‘Kees’ fuseert met het ‘inhouse arbeidsbureau’.
Ook het publiek kiest via Mentimeter een favoriet. De publieksprijs gaat naar team 1A: de Digitale Kamer! Het team is enthousiast geworden over de kersverse samenwerking. De leden besluiten na afloop van de Staatsprint in te gaan op het aanbod van juryvoorzitter Hawre Rahimi en samen om tafel te gaan om na te denken over een vervolg…
Er is hard gewerkt door de teams. Dat heeft veel vernieuwende en praktische ideeën opgeleverd voor een betere publieke dienstverlening. De succesfactor die in alle pitches naar voren kwam, is samenwerken. Denk verder dan je eigen organisatie en zoek slimme verbinding met andere uitvoerders en de markt. Probeer het dus niet zelf op te lossen. En kijk wat er nu al kan met de mensen en de technologie die gewoon nu al beschikbaar zijn. Om deze ideeën te kunnen uitvoeren, moet er meer regie komen. Duidelijk eigenaarschap en heldere afspraken waaraan IT-oplossingen moeten voldoen, zodat overheden, grote marktpartijen en startups samen de ontwikkeling van de digitale overheid versnellen.
Deze aspecten hopen we met de Staat van de Uitvoering verder te duiden. In de eerste Staat van de Uitvoering wordt al opgeroepen om gegevensuitwisseling tussen publieke dienstverleners echt op gang te brengen. En om collectieve actie: het gezamenlijk en versneld uitvoeren van een overkoepelende digitale agenda.
In de derde publicatie van de Staat van de Uitvoering, die op 20 juni 2024 verschijnt, zal ook de digitale overheid een belangrijk onderdeel zijn. Daarbij laten de schrijvers zich ook inspireren door de suggesties die zijn gedaan tijdens de Staatsprint. Dank voor alle creativiteit!
📸 Butino
Ben je werkzaam als adviseur of bestuurder binnen beleid of uitvoering? En wil je meer weten of denk je graag mee over (onderwerpen uit) de Staat van de Uitvoering? Volg onze activiteiten en praat mee op LinkedIn!
